УПД — универсальный передаточный документ. УПД объединяет функции счет-фактуры, товарной накладной и акта приема-передачи, позволяя заменить эти документы одним бланком при подтверждении передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг, а также уплаты НДС.
Форма УПД установлена приказом приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ и выглядит как “расширенная версия” счета-фактуры.
УПД должен иметь один из двух статусов:
1 — счет-фактура и передаточный документ
2 — передаточный документ
Если исполнитель или продавец является плательщиком НДС (даже по ставке 0%), он может выставить один документ (УПД со статусом 1) вместо двух (акта или накладной и счета-фактуры).
Если исполнитель или продавец не является плательщиком НДС, то может использовать УПД со статусом 2 в качестве отгрузочного документа.
УПД можно подписать на бумаге или в ЭДО. При подписании в ЭДО УПД направляется в формате XML.
Документ в формате XML — это электронная версия счета-фактуры или УПД, использующая структуру и стандарты, утвержденные ФНС России для обмена между компаниями, бухгалтерскими системами и электронными платформами документооборота.
Этот формат облегчает интеграцию данных между организациями и ускоряет обработку документов.
Что меняет с 1 января 2026 г. приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@?
Приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ «О признании утратившими силу приказов ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@» отменяет утвержденные ранее форматы представления документов о передаче товаров при торговых операциях и о передаче результатов работ (оказания услуг) в электронной форме. То есть, больше нельзя будет направить и подписать в ЭДО акты и накладные.
Или нет?
ФНС разъясняет: «Допустимо использовать УПД как для одновременного формирования товарной накладной и акта вместе со счетом-фактурой, так и раздельно».
То есть продавец может сформировать счёт-фактуру отдельно от УПД (но целесообразность такого формата документооборота под вопросом).
Кроме того, можно подписать передаточный документ на бумаге, а счет-фактуру направить в ЭДО.
Но больше нас заинтересовало другое положение: «и после 1 января 2026 года сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге».
К первичным учетным документам как раз относятся акты (и накладные тоже). Получается, если акт не в виде формализованного документа (форматы ведь отменят), но он будет содержать все необходимые реквизиты (см. ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), то мы можем подписать такой документ в ЭДО.
Из этого следует, что использование УПД всё ещё не обязательно. Тем более, что этот формат не совсем подходит для замены акта сдачи-приёмки: в договоре оказания услуг нет ни грузоотправителя, ни грузополучателя, которые есть в УПД.
Да, конечно, в УПД можно сослаться на условия конкретного договора, приложения или дополнительного соглашения, подписанного сторонами, например:
«Оказание услуг по Приложению № 8 к Договору № 18932 от 1 сентября 2025 г.»
Так, в случае возникновения разногласий, стороны смогут обратиться к документу, в котором объем услуг конкретизирован.
Также отдельно от УПД можно как в ЭДО, так и на бумаге подписать отчет или иной неформализованный документ.
Отчеты, например, обязаны направлять агенты. В случае с агентским договором, если агент – плательщик НДС, то НДС он будет платить только с суммы агентского вознаграждения. Агент направляет принципалу отчет и счет-фактуру, где отражается сумма НДС, уплачиваемая с агентского вознаграждения. Эти документы могут быть подписаны как в ЭДО, так и на бумаге.
Тем не менее, УПД подходит далеко не всем.
С нами не согласились бухгалтеры. В том числе эксперты БУХ.1С: они считают, что если компания товарные накладные и акты при совершении сделок формирует и передает контрагентам в форме электронных документов, то со следующего года она должна перейти на обязательное применение УПД.
Кто прав, мы, скорее всего, узнаем только из практики.
Пока наше видение изменений такое:
→ до 31 декабря 2025 года включительно
можно в ЭДО и на бумаге (в т.ч. сканами) подписывать
либо акт или накладную (в том числе формализованные) и счёт-фактуру,
либо УПД со статусом 1
продавец (исполнитель) не платит НДС
можно в ЭДО и на бумаге (в т.ч. сканами) подписывать
либо акт или накладная (в том числе формализованные) + формализованный счёт-фактура,
либо УПД со статусом 2
→ с 1 января 2026 года
в ЭДО:
либо формализованные УПД со статусом 1 в XML
либо неформализованный акт (или накладная)
на бумаге:
либо акт (или накладная) и счёт-фактуру,
либо УПД со статусом 1
продавец (исполнитель) не платит НДС
в ЭДО:
либо формализованные УПД со статусом 2 в XML
либо неформализованный акт (или накладная) + формализованный счёт-фактура
на бумаге:
либо акт (или накладная),
либо УПД со статусом 2
Мы решили использовать УПД вместо других закрывающих. Как быть?
К изменениям следует подготовиться:
«изнутри» проработать возможность выставления УПД (или неформализованных актов и формальзованных счетов-фактур): согласовать формат и нумерацию, при необходимости внести изменения в учетную политику компании.
«снаружи» договориться с контрагентами о формате закрывающих документов, причем лучше сделать это письменно.
Да, судебная практика говорит, что «надлежащим образом оформленные УПД могут заменять отдельные акты приемки-передачи выполненных работ/оказанных услуг», но чтобы снизить риски разногласий при переходе на УПД, стоит:
в договорах, которые будут действовать в 2026, в качестве передаточных документов прописывать не «акт сдачи-приемки», а «универсальный передаточный документ» (если подписание в ЭДО) или индивидуальный вариант обмена документами: ФНС приводит в пример ситуацию, когда контрагенты обмениваются актами на бумаге, а счетами-фактурами в ЭДО (так можно будет делать и в 2026 году);
к действующим договорам можно заключить дополнительные соглашения, изменяющие условия о передаточных документах (в том числе формы, если они согласованы в договорах).
Если вам нужна помощь в наведении порядка в документообороте с контрагентами — обращайтесь, мы будем рады помочь.
