Описание проекта
Инжиниринговая компания «НЭП» решает сложные градостроительные и имущественные вопросы. Более 11 лет «НЭП» помогает клиентам узаконить объекты, сделать их безопасными и функциональными.
Для оформления сотрудничества с клиентами в компании существовал объемный пакет документов, на подготовку и согласование которого всегда уходило много времени.
Нашей целью было сделать этот процесс удобнее, быстрее и прозрачнее.
Рассказываем, как мы этого добились
Боли проекта
Задача №1 — определить боли проекта. Мы выделили три основных.
У компании более 10 разных форм договоров, которые сходны по наполнению, а отличаются только отдельными специфическими моментами (в зависимости от характера услуг или работ). Компания использует Битрикс24, но информация о характере работ или услуг отражена в нем не всегда корректно. Все это замедляет скорость подписания документов и создает избыточный документооборот.
Договоры сложно читать и оформлять: есть проблемы верстки, логики и стилистики изложения и пр.
Договоры энергозатратно согласовывать: в любой непонятной ситуации нужно обращаться к юристу. Кто и за что отвечает, на что нужно обратить внимание при согласовании, к кому обращаться, если клиент настаивает на своей формулировке — все эти вопросы регулярно возникают в компании.
Все изменения в большом объеме проходят через единственного юриста на аутсорсе. Он тратит на рассмотрение договоров 2-3 дня — подписанию документов не хватает скорости и, самое главное, понятности процесса.
Как решили боли клиента
Мы сформировали единый договор и приложения к нему, в которых собрана специфика по каждому виду работ или услуг.
Новая договорная конструкция теперь выглядит так:
Договор с общими положениями о выполнении работ или оказанию услуг. Текст договора по общему правилу статичный. Он может быть изменен только при условии прохождения процедуры согласования договора. В остальных случаях сотрудники заполняют договор информацией из карточки контрагента + присваивают номер договора.
Техническое задание с техническими условиями по договору:
Приложение с финансовыми условиями, где сотрудники фиксируют стоимость технического задания и порядок оплаты:
Отдельно сформировали приложение с текстом доверенности. Оно покрывает большинство случаев возможного применения этой доверенности:
Матрица согласования
Мы также разработали матрицу согласования договоров. Она пригодится в случае, когда контрагент возражает против отдельных условий договора. По сути, это таблица со сценариями работы по согласованию договора с контрагентом.
В матрице сведены номера пунктов договора в новой редакции, к которым, теоретически, у заказчика могут быть вопросы. Мы сформировали матрицу как на основе пунктов, по которым заказчики наиболее часто оспаривали формулировки, так и тех пунктов, по которым могут быть вопросы с учетом экспертизы Рунетлекс.
Матрицу могут дополнять сами сотрудники — она выполнена в блочно-табличной структуре, которую легко дополнить новыми положениями.