Подписание документов — рутина бизнеса, но и ключевое звено в процессах и проектах компании. Чаще право подписи ограничено или принадлежит только генеральному директору. Проблема возникает, когда директор в отпуске или на больничном.
В этой статьей расскажем, как подписать документ без генерального директора, но не создать риски и не нарушить закон.
График генерального директора если и предсказуем, то лишь отчасти, поэтому компании необходимо иметь «план Б» на случай отсутствия (особенно — длительного) руководителя.
Существует несколько способов подписать документы без физического присутствия директора:
Выдать доверенность на одного из сотрудников.
Стандартной практикой является выдача доверенности на год, но по необходимости можно указать короткий срок действия доверенности, выдав ее только на период отпуска директора. Также можно указать узкий перечень полномочий: например, подписание договоров только конкретной правовой природы;
Подписывать документы через ЭДО. Для этого дополнительно необходимо настроить доступ к ЭДО конкретному сотруднику, а также оформить на него МЧД (машиночитаемую доверенность);
Использовать факсимиле;
Подписать документы через директора и отправить их курьерскими и почтовыми службами в офис компании.
Иногда случается так, что директор уехал, а ни доверенности, ни ЭДО, ни факсимиле у сотрудников компании нет. А подписать документы нужно срочно (как всегда).
Есть несколько способов, но ни один из них мы не можем назвать надлежащей и адекватной практикой работы.
Рассмотрим эти способы и проанализируем возможные риски:
1. «Копипаст подписи»
Формат подписания:
Этот способ предполагает «копипаст» фотографии подписи директора из любого ранее подписанного им документа в тот документ, который необходимо подписать.
То есть:
Сотрудник делает скриншот подписи директора;
Вставляет этот скриншот в PDF необходимого документа
Риски и ограничения:
Обычно такой формат «подписания» явно заметен другой стороне, так как подпись неестественно выглядит на документе. Это может вызвать вопросы вплоть до отказа контрагента от сотрудничества.
Иногда доходит до комичного: когда обе стороны подписывают документы таким образом, может получиться так, что подпись и печать одной стороны выглядит огромной по сравнению с подписью и печатью другой стороны.
При этом про оригиналы документов стороны забывают. Более того, потом их не всегда возможно изготовить, потому что уполномоченные на подписание лица увольняются. Это может осложнить потенциальный судебный процесс, если между сторонами возникнет спор, в котором потребуется оригинал документа.
2. «Факсимиле без ограничений»
Формат подписания:
Многие сотрудники проставляют обычную факсимильную подпись на любых документах и не задумываются о возможных ограничениях.
В целом подписание через факсимиле легально, однако имеет ограничения, что не позволяет назвать его универсальным способом подписания.
Риски и ограничения:
Ограничения установлены в ч. 2 ст. 160 ГК.
Использование факсимиле допускается в случаях:
Предусмотренных законом (как правило, специфические случаи, например, инвалиды по зрению вправе применять факсимиле, которое заверено нотариусом и подтверждено специальным свидетельством, при совершении операций с наличными в банках (ст. 14.1 закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
Иными правовыми актами (касается ЛНА, но для этого должен быть издан приказ в компании, в котором определяется перечень документов для подписания факсимиле);
Соглашением сторон (в этом случае стороны должны зафиксировать свое согласие в письменной форме)
Нельзя использовать факсимиле при подписании:
Налоговой и бухгалтерской отчетности;
Уведомлений, заявлений и запросов в налоговую и другие государственные службы;
Первичную учетную документацию (накладные, акты выполненных работ и т. д.);
Документы по кассовым операциям (приходные и расходные ордера, листы кассовой книги);
Счета-фактуры, авансовые отчеты;
Доверенности;
Векселя;
Платежные поручения и прочие финансовые документы;
Документы, которые требуют заверения у нотариуса.
Таким образом, подписание документов с использованием факсимиле возможно, но подходить к этому нужно с осторожностью, так как его применение ограничено.
3. «Подпись за директора»
Формат подписания:
Бывают ситуации, когда сотрудники подписывают документы за директора, просто подделав его подпись (из благих побуждений).
Риски и ограничения:
Такая подпись скорее всего будет не похожа на оригинальную подпись директора, что может вызвать вопросы со стороны контрагента и повредить репутации компании;
Имитация чужой подписи в договоре незаконна и означает фальсификацию документа (постановление АС Московского округа от 19.02.15 по делу № А41-47097/13, определение ВС РФ от 31.07.15 № 308-ЭС15-10414 по делу № А53-6874/2014);
В конечном итоге договор может быть признан недействительным, так как он был подписан неуполномоченным лицом (Президиума ВАС РФ от 06.11.2012 № 8728/12 по делу № А56-44428/2010)
Установить факт ненадлежащего подписания может эксперт-почерковед.
Заключение
Компании важно заранее быть готовой к возможному отсутствию генерального директора для подписания документов. Доверенность, ЭДО или факсимиле (в ограниченном количестве случаев) позволят избежать правовых и репутационных рисков.
В противном случае может возникнуть не только проблема подписания конкретного документа, но и риск формирования порочной практики, когда руководство компании не будет знать о ненадлежащих способах подписи и обязательствах бизнеса.