Как зафиксировать устные договоренности

Оказывались ли вы в такой ситуации? Вроде бы вы с контрагентом все обсудили и договорились, кто что будет делать. А через месяц контрагент утверждает, что ничего он не обещал. Неприятно, но подтвердить свои слова нечем — все обсуждали устно.

Такое может произойти, в частности, если:

— мы плохо донесли свою мысль до контрагента

— мы не убедились, что контрагент понял нас

— контрагент считает, что он не давал никаких обещаний

— контрагент просто забыл, о чем он договорился с нами.

Для таких случаев есть 2 инструмента:

1. резюме созвона

2. протокол переговоров

Резюме созвона

Это легкий и быстрый способ зафиксировать, о чем договорились: планы, действия, ограничения.

Что можно указать в резюме созвона?

— дату и время созвона

— ФИО участников созвона

— тему созвона

— итоги созвона: опишите действия, о которых вы договорились.

В течение нескольких часов после созвона отправьте готовое резюме всем участникам и попросите их подтвердить, что вы всё описали верно.

Кстати, не будет лишним записать созвон или аудио переговоров :)

Но делать запись можно только с согласия контрагента.

Протокол переговоров

Более серьезный и продвинутый инструмент, чем резюме.

До начала переговоров или созвона договоритесь с контрагентом, какая сторона будет вести протокол.

Что следует отразить в протоколе переговоров?

— дата, время и место проведения переговоров

— наименования сторон переговоров

— ФИО участников переговоров от каждой стороны

— данные документов, которые подтверждают полномочия участников переговоров (при необходимости)

— вопросы, которые стороны обсуждали на переговорах

— позиция сторон по каждому вопросу

— решение по каждому вопросу

— дата и время следующих переговоров (при необходимости).

Если переговоры проходили очно, составьте протокол в двух экземплярах. После переговоров уполномоченные лица от каждой стороны должны подписать протокол.

Если переговоры проходили онлайн, в течение нескольких дней отправьте протокол всем участникам переговоров по адресам электронной почты, согласованным в договоре, попросите контрагента подписать протокол со своей стороны и прислать его скан.

С таким и в суд не зазорно прийти, если дело дойдет.

Кстати, именно через протокол переговоров можно доказать передачу конфиденциальной информации, которую контрагент по NDA обязуется хранить в тайне.